Szydłów, dnia 28 marca 2023 roku

Nr sprawy: 2/ZO/2023

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/ZO/2023

na zakup i dostawę materiałów promocyjnych, w ramach zadania pn. „Przebudowa budynku OSP w Solcu z funkcją świetlicy wiejskiej” realizowanego w ramach poddziałania „Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność” w ramach działania „Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020, zgodnie z ustawą z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2422 z późn. zm.), przeprowadzane przez podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.).

Rozdział I – Nazwa i Adres Zamawiającego

Ochotnicza Straż Pożarna w Solcu

Solec 21, 28-225 Szydłów

NIP 866 15 93 159

REGON 292426646

KRS 0000067250

Osoba do kontaktu w zakresie zagadnień merytorycznych:

Sebastian Kiciński, adres e – mail: inwestycje@szydlow.pl.

Rozdział II – Tryb Udzielenia Zamówienia

Zamawiający nie jest podmiotem zobowiązanym do stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.).

Zamówienie zostanie udzielone po przeprowadzonej procedurze w celu wyłonienia Wykonawcy – zapytaniu ofertowym, które zostanie opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy Szydłów w zakładce: OGŁOSZENIA, adres strony:

https://www.szydlow.bip.jur.pl/kategorie/ogloszenia_62.

Rozdział III – Opis Przedmiotu Zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje zakup i dostawę, do siedziby Zamawiającego, materiałów promocyjnych szczegółowo niżej opisanych:

Zakres przedmiotu zamówienia:

Powyższe materiały promocyjne powinny być oznakowane zgodnie z wymaganiami określonymi szczegółowo w „Księdze wizualizacji znaku PROW 2014-2020”, opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi (zakładka PROW 2014-2020/Działania informacyjne PROW 2014-2020/Księga wizualizacji i logotypy).

2. Zamawiający wymaga, aby materiały promocyjne były dobrej jakości, charakteryzowały się estetyką oraz starannością wykonania.
3. Wykonawca zobowiązuję się do:

1. przygotowania projektów graficznych lub wzorów materiałów promocyjnych;
2. przedłożenia do akceptacji Zamawiającego projektów graficznych lub wzorów każdego z materiałów promocyjnych, opisanych w zapytaniu ofertowym. Akceptacja próbnych materiałów promocyjnych przez Zamawiającego będzie stanowiła podstawę do ich wykonania przez Wykonawcę.

4. Zamówienie należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego, tj. Ochotnicza Straż Pożarna w Solcu, Solec 21, 28-225 Szydłów.

Rozdział IV – Termin Realizacji Zamówienia oraz Sposób Płatności

1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia - do 30 dni od daty zawarcia umowy.
2. Przez terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia należy rozumieć zawarcie protokołu odbioru końcowego bez zastrzeżeń, który upoważni Wykonawcę do wystawienia faktury Vat z 30 - dniowym terminem płatności.

Rozdział V – Warunki Udziału w Postępowaniu

1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca znajdował się w sytuacji ekonomiczno–finansowej umożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia oraz posiadał uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności określonej przedmiotem zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadał wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji zamówienia, dysponował odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - na potwierdzenie powyższego Wykonawca składa oświadczenie o treści zgodnej z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
2. Ocena spełnienia warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu odbędzie się na zasadzie „spełnia/ nie spełnia” – na podstawie informacji zawartych w złożonych dokumentach
   i oświadczeniach, tj. zgodnie z zasadą, czy dokumenty zostały dołączone do oferty i czy spełniają określone w zapytaniu ofertowym wymagania.

Rozdział VI – Opis Kryteriów, Którymi Zamawiający Będzie Się Kierował Przy Wyborze Oferty, Wraz z Podaniem Znaczenia Tych Kryteriów i Sposobu Oceny Ofert

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich rangą:

Cena ofertowa brutto – 100%

Sposób obliczania wartości punktowej ocenianego kryterium:

Kryterium – Cena ofertowa brutto (C)

W kryterium kolejno ocenianym ofertom zostaną przyznane punkty według następującego wzoru:

Cena brutto najniższa spośród ofert nie podlegających odrzuceniu

C =       -------------------------------------------------------------------------------- x 100 pkt

Cena brutto badanej oferty

Podsumowanie:

1. Zamawiający powierzy wykonanie zamówienia Wykonawcy, którego oferta spełni wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz osiągnie najkorzystniejszy bilans punktów.

2. W ramach kryterium ceny Wykonawca maksymalnie może otrzymać 100 pkt.

3. Przy obliczaniu punktów, Zamawiający zastosuje zaokrąglenie do dwóch miejsc po przecinku według zasady, że trzecia cyfra po przecinku od 5 w górę powoduje zaokrąglenie drugiej cyfry po przecinku w górę o 1. Jeśli trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza niż 5, to druga cyfra po przecinku nie ulega zmianie.

4. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na fakt otrzymania przez Zamawiającego dwóch lub więcej ofert o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia oferty dodatkowej. Ocena oferty dodatkowej odbywa się na takich samych zasadach jak pierwotna oferta złożona w postępowaniu.

Rozdział VII – Opis Sposobu Obliczenia Ceny

1. Cenę oferty należy podać w „Formularzu ofertowym” (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego).
2. Opis sposobu obliczenia ceny oferty: należy przedstawić ceny, zgodnie z tabelą 1 w formularzu ofertowym, oraz oszacować łączną wartość całego przedmiotu zamówienia i wpisać w formularzu ofertowym cenę: netto, brutto oraz stawkę i wartość podatku VAT.  
3. W cenie oferty należy ująć wszelkie inne koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia z punktu widzenia celu, jakiemu ma służyć.
4. Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich (PLN).
5. Cena podana w ofercie powinna być wyliczona z uwzględnieniem wszystkich kosztów, które poniesie Zamawiający w trakcie realizacji zamówienia wraz z podatkiem VAT, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
6. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w PLN.
7. Cena oferty będzie niezmienna przez cały czas realizacji przedmiotu zamówienia i Wykonawca nie może żądać jej podwyższenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów dostawy. Wskazana w formularzu ofertowym wartość netto jest obowiązująca w całym okresie ważności oferty oraz w trakcie realizacji umowy, z zastrzeżeniem ust. 8 poniżej.
8. W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług, zmianie ulegnie Wynagrodzenie brutto Wykonawcy, wynagrodzenie netto pozostanie bez zmian.
9. Cena ofertowa podana w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) jest ceną ostateczną, kompletną, zawierającą wszystkie koszty, które ponosi Zamawiający w całym okresie realizacji zamówienia i zostanie wprowadzona do umowy jako obowiązująca Strony przez cały okres realizacji zamówienia, z zastrzeżeniem ust. 8 powyżej.
10. W przypadku pominięcia przez Wykonawcę przy wycenie jakiejkolwiek części zamówienia
    i jej nie ujęcia w cenie oferty, Wykonawcy nie przysługują względem Zamawiającego żadne roszczenia z powyższego tytułu, a w szczególności roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie.
11. Wykonawca musi przewidzieć wszystkie okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia.
12. Jeżeli w postępowaniu złożona będzie oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę, jest zobligowany poinformować Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) dostawy, która będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
13. Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT leży po stronie Wykonawcy. Należy przyjąć obowiązującą stawkę podatku VAT zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.).

Rozdział VIII – Sposób, Miejsce i Termin Składania Ofert

1. Oferta powinna zawierać:

1. Formularz ofertowy wzór – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego – wypełniony
   i podpisany przez Wykonawcę,
2. Oświadczenie – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego – wypełniony i podpisany przez Wykonawcę.

2. Oferty należy składać w formie elektronicznej, w terminie do dnia 7 kwiecień 2023 roku do godziny 10:00.

Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę i zostaną zwrócone do nadawcy bez rozpatrzenia.

3. Forma elektroniczna – Wykonawca może złożyć ofertę w formie czytelnego, wypełnionego, podpisanego skanu na adres e-mail: gmina@szydlow.pl.

W temacie wiadomości należy wskazać: „Oferta w postępowaniu nr 2/ZO/2023 na zakup i dostawę materiałów promocyjnych, w ramach zadania pn. „Przebudowa budynku OSP  w Solcu z funkcją świetlicy wiejskiej”.”

4. Zamawiający może zażądać od Wykonawcy złożenia wyjaśnień poszczególnych opisów lub uzupełnienia braków w złożonej ofercie.
5. Zamawiający odrzuci oferty w szczególności jeżeli:

1. jej treść nie odpowiada treści opisu przedmiotu zamówienia,
2. zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu.

6. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz dokumentów podmiotowych lub przedmiotowych.
7. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym, a wykonawcą negocjacji dotyczących treści złożonej oferty.
8. Oferty muszą być składane w języku polskim.
9. Informacja z otwarcia ofert zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy Szydłów w zakładce: OGŁOSZENIA, adres strony:
   • .
10. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, zostanie opublikowana na stronie internetowej, wskazanej w pkt 9, informacja o wyniku postępowania.

Rozdział IX – Informacje Dodatkowe

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego postępowania - zapytania ofertowego bez podania przyczyny, na każdym jego etapie.
2. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Okres związania ofertą wynosi 30 dni (termin liczony od daty, w której upływa termin składania ofert).
6. Pytania należy zadawać wyłącznie drogą mailową na adres: gmina@szydlow.pl Wszystkie odpowiedzi na zadane pytania przez wykonawców będą zamieszczane na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
7. Zamawiający przedkłada do zapytania ofertowego wzór przyszłej umowy z Wykonawcą stanowiący Załącznik nr 3.

Rozdział X – Klauzula Informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r, str. 1), dalej „Rozporządzenie”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ochotnicza Straż Pożarna w Solcu (Solec 21, 28-225 Szydłów).
2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może się Pani/Pan kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pisemnie na adres Administratora.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z zamówieniem przeprowadzanym przez podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.).
4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres 10 pełnych lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym nastąpiło zakończenie sprawy (11 lat) na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
5. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) ww. Rozporządzenia w związku z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.).
6. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane osobom działającym z upoważnienia administratora, mającym dostęp do danych osobowych i przetwarzającym je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo UE lub prawo państwa członkowskiego. Pani/Pana dane mogą zostać przekazane podmiotom zewnętrznym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych - dostawcy usług poczty mailowej, strony BIP, dostawcy usług informatycznych w zakresie programów księgowo-ewidencyjnych.
7. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych związanym z udziałem w postępowaniu; konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości udziału w postępowaniu.
8. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

• dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich poprawiania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania,
• w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów Rozporządzenia służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e Rozporządzenia prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia;
• na podstawie art. 21 Rozporządzenia prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia.

10. W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
11. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy.
12. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania.
13. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku, gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, Administrator nie udostępnia tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 Rozporządzenia.
14. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
15. Ponadto informujemy, iż w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych nie podlega Pan/Pani decyzjom, które się opierają wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o czym stanowi art. 22 Rozporządzenia.

…………………………………..

podpis Zamawiającego

Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Formularz ofertowy – Załącznik nr 1,
2. Oświadczenie – Załącznik nr 2, 
3. Projekt umowy – Załącznik nr 3.