Szydłów, 21.11.2023 r.

Zaproszenie do składania ofert

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 130 000 zł netto, prowadzone z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.), na

„Opracowanie Programu Funkcjonalno-Użytkowego na zadanie pn. Poprawa efektywności energetycznej i modernizacja budynku OSP w Szydłowie”.

1. Zamawiający

Gmina Szydłów, ul. Rynek 2, 28-225 Szydłów, REGON 291010814, NIP 866 16 08 398.

2. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie Programu Funkcjonalno-Użytkowego (PFU) dla zadania pn. „Poprawa efektywności energetycznej i modernizacja budynku OSP w Szydłowie”, obejmującego opis zadania budowlanego, w którym podane zostanie przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne (zgodnie z definicją PFU zawartą w art. 103 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych).
2. Zlecane PFU służyć ma do opisu przedmiotu zamówienia pn. „Poprawa efektywności energetycznej i modernizacja budynku OSP w Szydłowie”, którego przedmiotem jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, zgodnie z art. 103 ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.
3. Zakres i forma PFU powinny odpowiadać wymogom określonym w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. poz. 2454).
4. Obowiązkowe przeprowadzenie wizji lokalnej w terenie (w ramach przedmiotu zamówienia należy przekazać zamawiającemu dokumentację fotograficzną z przeprowadzonej wizji).
5. Wykonawca, w ramach przedmiotu zamówienia, wykona inwentaryzację budynku, którego dotyczyć będzie planowana inwestycja, bez dodatkowego wynagrodzenia.
6. Zamawiający wymaga, co najmniej trzech, spotkań w siedzibie Zamawiającego w celu omówienia
   i uzgodnienia zastosowanych w PFU rozwiązań i technologii.
7. W ramach przedmiotu zamówienia, Wykonawca określi wymagania dotyczące uzyskania, w imieniu Zamawiającego, wszelkich potrzebnych uzgodnień i decyzji dla późniejszego Wykonawcy robót projektowych.
8. W ramach przedmiotu zamówienia należy obliczyć wartości planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych i sporządzić szacunkowe zestawienie kosztów inwestycji pn. „Poprawa efektywności energetycznej i modernizacja budynku OSP w Szydłowie”, opracowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. poz. 2458).
9. Składniki kosztów robót budowlanych powinny odpowiadać, co najmniej grupom robót w rozumieniu Wspólnego Słownika Zamówień i obejmować koszty wszystkich robót niezbędnych do wykonania inwestycji pn. „Poprawa efektywności energetycznej i modernizacja budynku OSP w Szydłowie”.
10. Zamawiający zastrzega sobie, że w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, w trakcie trwania umowy, Wykonawca przygotuje przedmiot zamówienia w taki sposób, aby był on zgodny z przepisami prawa obowiązującymi na dzień odebrania przedmiotu zamówienia, przez Zamawiającego protokołem zdawczo-odbiorczym.
11. Zastosowane w dokumentacji rozwiązania nie mogą wskazywać tylko na jednego konkretnego producenta/dostawcę i nie mogą ograniczać konkurencji. W przypadku konieczności posłużenia się nazwami producentów i konkretnych wyrobów należy stosować dopisek lub równoważne, a także obligatoryjnie określić kryteria oceny równoważności.
12. Wszelkie analizy, obliczenia, badania, które będą niezbędne do opracowania kompletnej dokumentacji projektowej (PFU), Wykonawca zobowiązany jest wykonać bez dodatkowego wynagrodzenia. W ramach wynagrodzenia, za przedmiot zamówienia, Wykonawca pozyska na własny koszt wszelkie materiały niezbędne do jego zrealizowania.
13. Zakres PFU:

Dane podstawowe:

Nazwa inwestycji: „Poprawa efektywności energetycznej i modernizacja budynku OSP w Szydłowie”

Inwestor: Gmina Szydłów, ul. Rynek 2, 28 – 225 Szydłów.

Lokalizacja inwestycji: województwo świętokrzyskie, powiat staszowski, gmina Szydłów, obręb Szydłów, działka ewidencyjna nr 97.

Wstępny przewidywany przez Zamawiającego zakres robót obejmuje:

1. Ocieplenie stropu z wymianą pokrycia dachu i wykonaniem nowego sufitu podwieszanego na piętrze budynku
2. Wymiana stolarki okiennej i drzwiowej
3. Wymiana bram garażowych
4. Wymiana instalacji elektrycznej oraz oświetlenia na energooszczędne
5. Modernizacja instalacji c.o. i c.w.u
6. Montaż klimatyzatorów w Sali głównej
7. Wymiana instalacji wod- kan
8. Kompleksowy remont łazienek wraz z montażem wyposażenia
9. Ocieplenie przegród zewnętrznych
10. Ocieplenie posadzek na gruncie – parter
11. Montaż instalacji fotowoltaicznej

Uwaga:

Podany zakres jest przybliżony, ostateczny zakres niezbędnych do wykonania prac autor PFU ustali z zamawiającym, po zapoznaniu się ze stanem technicznym i funkcją budynku.

                           Budynek OSP w Szydłowie

Uwaga:

Działka ewidencyjna nr 97 w Szydłowie znajduje się w obszarze obowiązywania Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego.

Stan istniejący obiektu określają zdjęcia budynku dołączone do postępowania. Wykonawca przed złożeniem oferty może dokonać oględzin budynku, w ramach których samodzielnie pozyska wszelkie informacje dotyczące budynku, które w jego ocenie, mogą mieć znaczenie dla wyceny przedmiotu zamówienia. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca, w celu określenia stanu istniejącego budynku, będzie postępował zgodnie z Rozdziałem II pkt 4 (wizja lokalna) i pkt 5 (inwentaryzacja) oraz samodzielnie określi stan techniczny obiektu budowlanego.

Uzasadnienie i cel inwestycji:

Gmina Szydłów, w ramach inwestycji, planuje wykonać roboty budowlane dotyczące modernizacji i poprawy efektywności energetycznej budynku OSP w Szydłowie wraz z montażem instalacji wykorzystujących odnawialne źródła energii (OZE).

Celem zadania jest poprawa stanu technicznego budynku wraz z poprawa efektywności energetycznej.

14. Na potrzeby wykonania PFU Wykonawca, po dokonaniu inwentaryzacji i oceny technicznej budynku, sporządzi wstępny zakres prac modernizacyjnych w tym:

• wskaże rodzaje i rozmiary robót budowlanych, które ze względu na stan techniczny obiektu należy jak najszybciej przeprowadzić, wraz z oszacowanym kosztem ich wykonania,
• wskaże rodzaje i rozmiary robót budowlanych, które będą miały wpływ na modernizację i poprawę efektywności energetycznej budynku, wraz z oszacowanym kosztem ich wykonania,
• wskaże rodzaje i cechy instalacji oze oraz dostosuje parametry urządzeń wykorzystujących OZE wraz z określeniem kosztów ich zakupu, montażu oraz towarzyszących temu robót budowlanych,
• zaproponuje sposób modernizacji systemów c. o oraz c. w. u. poprzez wskazanie rodzajów i rozmiarów robót budowlanych oraz rodzaju i ilości niezbędnego wyposażenia, wraz z oszacowanym kosztem wykonania modernizacji uwzględniając wszelkie roboty towarzyszące i odtworzeniowe,
• rozważy zasadność ekonomiczną przeprowadzenia w budynku poszczególnych robót budowlanych mających wpływ na modernizację i poprawę efektywności energetycznej budynku, oraz montażu poszczególnych instalacji wykorzystujących oze.

Na tej podstawie, Wykonawca uzgodni z Zamawiającym ostateczny zakres PFU.

15. Przyjęte w PFU rozwiązania powinny spełniać wymagania UCHWAŁY NR XXII/292/20 SEJMIKU WOJEWÓDZTWA ŚWIĘTOKRZYSKIEGO z dnia 29 czerwca 2020 r. w sprawie wprowadzenia na obszarze województwa świętokrzyskiego ograniczeń i zakazów w zakresie eksploatacji instalacji, w których następuje spalanie paliw.
16. Proponowane rozwiązania powinny być oparte na najlepszych dostępnych technologiach, sprawdzonych, zapewniających uzyskanie wymaganych prawem parametrów obiektu, przy najlepszych stosunkach kosztów inwestycyjnych i eksploatacyjnych.
17. Obowiązkiem Wykonawcy jest wskazanie w PFU takich rozwiązań, które zapewnią późniejszą prawidłową realizację inwestycji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
18. Przedmiot umowy musi odpowiadać także warunkom określonym w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 11 września 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1679).
19. PFU zostanie opracowane z uwzględnieniem wszelkich obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.
20. Poza elementami wynikającymi z przepisów prawa, PFU musi zawierać szczegółowo opracowane następujące elementy:

• inwentaryzację budynku,
• wstępny proponowany zakres prac
• opracowanie określające wymagania dla instalacji wykorzystujących odnawialne źródła energii,

21. Przedmiot umowy należy wykonać w 2 egz. w wersji papierowej i 1egz. w wersji elektronicznej na płycie CD:
    - tekst w formacie .doc lub .docx oraz pdf,
    - rysunki w formacie .dwg i .dxf oraz .pdf,
    - kosztorys w formacie .ath oraz .pdf.
22. Wykonawca ma obowiązek konsultowania z Zamawiającym wszelkich zastosowanych w dokumentacji rozwiązań, w tym także konstrukcyjnych, estetycznych i materiałowych.
23. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni współpracę z wykonawcą projektu budowlanego i wykonawcą robót budowlanych (wsparcie techniczne Zamawiającego) na etapie realizacji inwestycji w zakresie jej zgodności z PFU.
24. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, aby osoba/osoby sporządzająca/e dokumentację będącą przedmiotem zamówienia posiadała/y odpowiednie uprawnienia budowlane w myśl obowiązującego prawa budowlanego, dla tego rodzaju przedsięwzięć, lub odpowiadające im ważne uprawnienia budowlane wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów albo odpowiednie kwalifikacje uzyskane za granicą, uznane w Polsce przez właściwy organ.
25. Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego udzielania Zamawiającemu wyjaśnień odnośnie PFU będącego przedmiotem umowy – na etapie przeprowadzania procedury wyboru Wykonawcy zadania inwestycyjnego pn. „Poprawa efektywności energetycznej i modernizacja budynku OSP w Szydłowie”, tzn. udzielania odpowiedzi na pytania osób zainteresowanych złożeniem oferty w postępowaniu, a dotyczących PFU oraz zawartych w nim rozwiązań, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od ich przekazania chyba, że niezbędne będzie szybsze udzielenie odpowiedzi (w czasie wskazanym przez Zamawiającego), przy czym czas na udzielenie odpowiedzi w takim przypadku nie może być dłuższy niż 24 godziny.

3. Opis sposobu obliczania ceny

1. Na załączonym formularzu oferty, należy przedstawić cenę brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia.
2. Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
3. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
4. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.
5. Rozliczenie finansowe za realizację przedmiotu zamówienia nastąpi na podstawie faktury końcowej wystawionej za wykonaną dostawę potwierdzoną protokołem zdawczo-odbiorczym.

4. Rodzaje i opis kryteriów

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

1 kryterium: cena – 100%.

Zamawiający wybierze ofertę z najniższą zaoferowaną ceną (jeśli cena najkorzystniejszej oferty nie przekroczy kwoty, jaką Zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia).

5. Termin realizacji zamówienia

Etap I – do dnia 31.01.2024 r.

Etap II – do dnia 10.03.2024 r.

Etap III– do dnia 31.03.2024 r.

Zamówienie należy wykonać do dnia 31.03.2024 r 

Etap I – Wykonawca przekaże Zamawiającemu, do wstępnej weryfikacji, materiały z przeprowadzonej wizji lokalnej, inwentaryzację budynku wraz z oceną techniczną i wstępnym zakresem prac, do dnia 31.01.2024 r. Przedstawione materiały będą podstawą do określenia ostatecznego zakresu PFU.

Etap II – Wykonawca przekaże Zamawiającemu, do wstępnej weryfikacji, kompletne opracowanie (przygotowane zgodnie z pkt II Zaproszenia do składania ofert) do dnia 10.03.2024 r. Zamawiający
w terminie 14 dni od przekazania dokumentacji, przekaże Wykonawcy uwagi do przekazanej dokumentacji.

Etap III – Wykonawca przekaże Zamawiającemu po naniesieniu poprawek, kompletne opracowanie uwzględniające uwagi Zamawiającego, stanowiące przedmiot zamówienia do dnia 31.03.2024 r. Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi w ciągu 14 dni od jego przekazania.

6. Termin i sposób składania ofert.

Ofertę cenową należy złożyć w terminie do dnia 01.12.2023 r, w siedzibie Zamawiającego: Urząd Miasta i Gminy Szydłów, ul. Rynek 2, 28-225 Szydłów, Sekretariat – pokój 11 lub e-mailem na adres: oferty@szydlow.pl.

7. Informacje o formalnościach

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zamieści na stronie internetowej informację o wyniku postępowania. Zamawiający powiadomi Wykonawcę, którego ofertę uzna za najkorzystniejszą wskazując miejsce i termin podpisania umowy.
2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty.
3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert.
4. W przypadku, gdy zostaną złożone dwie oferty o takiej samej, a zarazem najniższej cenie, Wykonawcy, którzy złożyli te oferty zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych z ceną nie wyższą od zaoferowanej w ofercie podstawowej – do skutecznego rozstrzygnięcia postępowania.
5. Zamawiający zastrzega sobie uprawnienie do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, a także do zakończenia postępowania bez wybrania jakiejkolwiek oferty.
6. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców, w stosunku, do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, na czas trwania tych okoliczności. Na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu Wykonawca składa oświadczenie na formularzu ofertowym.

8. Klauzula informacyjna z art. 13 ust. 1 i 2 RODO w celu związanym z postępowaniem
   o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość bez podatku od towarów i usług jest mniejsza niż kwota 130.000,00 zł

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r, str. 1), dalej „Rozporządzenie”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta i Gminy Szydłów (ul. Rynek 2, 28-225 Szydłów), tel. kontaktowy: 41 35 45 125, adres e-mail: gmina@szydlow.pl).
2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może się Pani/Pan kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: inspektor@cbi24.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z zamówieniem, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 130 000 zł netto, prowadzonym z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.
4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres 10 pełnych lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym nastąpiło zakończenie sprawy (11 lat) na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
5. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) ww. Rozporządzenia w związku z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.).
6. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane osobom działającym z upoważnienia administratora, mającym dostęp do danych osobowych i przetwarzającym je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo UE lub prawo państwa członkowskiego. Pani/Pana dane mogą zostać przekazane podmiotom zewnętrznym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych - dostawcy usług poczty mailowej, strony BIP, dostawcy usług informatycznych w zakresie programów księgowo-ewidencyjnych.
7. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych związanym z udziałem w postępowaniu; konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości udziału w postępowaniu.
8. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

• dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich poprawiania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania,
• w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów Rozporządzenia służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e Rozporządzenia prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia;
• na podstawie art. 21 Rozporządzenia prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia.

10. W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
11. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy.
12. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania.
13. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku, gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, Administrator nie udostępnia tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 Rozporządzenia.
14. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
15. Ponadto informujemy, iż w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych nie podlega Pan/Pani decyzjom, które się opierają wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o czym stanowi art. 22 Rozporządzenia.

Załączniki:

1. Formularz ofertowy.
2. Projekt umowy.